Hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS) từ lâu đã được công nhận là một cách để loại bỏ lãng phí – được gọi là Muda trong tiếng Nhật – và đạt được hiệu quả cao, ảnh hưởng đến nhiều công ty trên toàn thế giới. Lãng phí không mang lại bất kỳ giá trị nào cho một quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Các hoạt động tạo ra 100% giá trị gia tăng nên là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tại sao việc hiểu được lãng phí trong một quy trình kinh doanh lại quan trọng? Đây là lý do tại sao.  

Ba nguyên tắc cơ bản: 3M

Muda không phải là vấn đề duy nhất không tạo ra giá trị làm méo mó một quy trình. Hãy đảm bảo giải quyết  cả Muri và Mura . 

Về bản chất, Hệ thống sản xuất Toyota muốn làm cho công việc dễ dàng hơn và ít gánh nặng hơn cho người lao động, tập trung vào việc tạo ra công việc có ý nghĩa. Bất kỳ luồng sản xuất nào cũng phải hoạt động hiệu quả và theo tốc độ nhu cầu của khách hàng. Bất kỳ hoạt động nào tiêu tốn tài nguyên mà không tạo ra giá trị cho khách hàng đều phải bị loại bỏ càng nhiều càng tốt. Do đó, muri có nghĩa là quá tải . 

Mura thường được thể hiện trong sự không đồng đều trong một hoạt động, ví dụ, trong thời gian nhịp bị bóp méo. Thời gian nhịp cho biết tốc độ mà bạn cần sản xuất một sản phẩm để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Nếu một nhóm dao động từ việc bị nhấn chìm trong công việc và chờ đợi xung quanh thì có sự không nhất quán trong cách nhóm làm việc. Sự không nhất quán trong nhu cầu của khách hàng cũng cần được xem xét khi cố gắng cải thiện quy trình. 

Cùng tồn tại với các khái niệm nêu trên, muda hay lãng phí có thể tồn tại dưới dạng hàng tồn kho dư thừa, các bước không liên quan trong quy trình hoặc sản phẩm lỗi . 

Muda, những hành động không có tác dụng làm tăng giá trị cho sản phẩm, có hai dạng: 

•   Các hành động không tạo ra giá trị gia tăng vẫn cần phải thực hiện. Ví dụ tốt nhất là các cuộc kiểm tra và thanh tra an toàn. Những hoạt động này không cải thiện sản phẩm như vậy nhưng vẫn phải được thực hiện. 
•     Các hành động không tạo ra giá trị gia tăng không ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng hoặc tính toàn vẹn của quy trình sản xuất. Đây là loại lãng phí cần loại bỏ. 

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, chỉ cần áp dụng một giải pháp (ví dụ: Jidoka hoặc Just-In-Time) sẽ giúp bạn giải quyết một số loại lãng phí cùng một lúc. 

Sử dụng Muda như một nguồn cải tiến liên tục

Để tăng hiệu quả quy trình và bắt đầu giảm chi phí, hành động đầu tiên bạn có thể muốn thực hiện là xem xét những gì bạn có thể cắt giảm, những gì bạn có thể thay đổi hoặc ngừng làm hoàn toàn. Để tìm ra những gì có thể, trước tiên bạn cần xác định những phần nào của quy trình là cần thiết và những phần nào không liên quan. Luôn ghi nhớ rằng mỗi hành động phải có giá trị đối với sản phẩm cuối cùng và khách hàng.

Về mặt đó, sản xuất tinh gọn tập trung vào những hoạt động tạo ra giá trị và dùng để xác định các hoạt động không tạo ra giá trị trong một quy trình. Sản xuất tinh gọn hoạt động theo hệ thống nhu cầu, không dự báo và xem xét toàn bộ luồng giá trị, tức là tất cả các hoạt động và dịch vụ được sử dụng để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Tầm nhìn ‘True North’ của chúng tôi (mục tiêu cuối cùng của chúng tôi) là zero muda – hay zero waste nếu bạn muốn – luôn trên con đường cải tiến liên tục (Kaizen). 

7 lãng phí của Taiichi Ohno chuyển đổi hiệu quả quy trình

Việc xác định các hành động vô nghĩa trở nên dễ dàng hơn đối với các nhà quản lý quy trình nhờ cha đẻ của Kanban, kỹ sư Toyota Taiichi Ohno, người đã phân loại thêm hai loại muda thành bảy loại lãng phí: chờ đợi, vận chuyển, xử lý, kiểm kê, chuyển động, khuyết tật/làm lại và sản xuất quá mức. Khi quản lý tinh gọn phát triển, các loại lãng phí khác được xác định bao gồm tiềm năng con người chưa được sử dụng hết, hệ thống không phù hợp, năng lượng và nước.  

Trong số các Muda mà Toyota đã xác định, có hai chủ đề đặc biệt hữu ích trong việc giải quyết các vấn đề về chất lượng. 

Muda trong quy trình vận hành: Bao gồm tất cả các hành động liên quan đến sản xuất không cần thiết để làm hài lòng khách hàng hoặc đạt được mục tiêu thực tế. Ví dụ bao gồm đầu tư vào một công cụ không phù hợp với nhiệm vụ đang làm hoặc công cụ chỉ phù hợp với các quy trình sản xuất lỗi thời. Để xác định muda này, cần phải phân tích quan trọng từng trạm làm việc, sửa đổi hoặc cập nhật sổ tay hướng dẫn và thường xuyên chỉ ra tầm quan trọng của việc cập nhật quy trình làm việc cho các nhóm.

Muda do các quy trình không liên quan: Kiểm tra chất lượng quá thường xuyên, đóng gói quá mức, phân tích phức tạp, họp liên tục và quá nhiều người ký có thể dẫn đến tổn thất liên quan đến quy trình sản xuất. Để chống lại chúng, bạn nên ưu tiên chất lượng hơn số lượng và thường xuyên đặt câu hỏi về các quy trình hiện có – cho dù liên quan đến cuộc họp hay độ bền của bao bì.

Hiệu quả hơn nhờ tránh lỗi

Kiểm tra lỗi, hay poka-yoke (phát âm là PO-ka yo-KAY) tương đương trong tiếng Nhật, là một phương pháp tránh (yoke) các lỗi vô ý (poka) để đạt được sản xuất không lỗi. Đây là một công cụ dễ sử dụng được tích hợp vào các thiết bị, công cụ và đồ gá tự động. Poka Yoke có thể được phân loại thành hai loại: 

• Biểu mẫu phòng ngừa giúp ngăn ngừa nhân viên mắc lỗi. 

• Tính năng phát hiện sẽ đánh dấu khi một bước trong quy trình chưa được thực hiện. 

Poka Yoke cũng bao gồm chức năng bảo vệ lỗi và quy trình tạo ra các thiết bị này. 

Có thể minh họa ứng dụng của các công cụ này bằng ví dụ về một nhà sản xuất bộ linh kiện đã tìm ra cách dễ dàng để kiểm tra xem tất cả các hộp đã đầy đủ hay chưa trước khi vận chuyển. 

Trong trường hợp này, công ty đã phân tích tình hình, xác định nguyên nhân gốc rễ và triển khai thiết bị để cân các túi nhỏ chứa các thành phần khác nhau. Vì mỗi thành phần hiện có trọng lượng cụ thể, nên máy sẽ ngay lập tức phát hiện bất kỳ túi nào lệch khỏi tiêu chuẩn. Sau đó, những túi này được để riêng để xem xét. Việc xác định các túi bị thiếu hoặc thừa bộ phận trở nên dễ dàng và nhanh chóng. 

Hợp lý hóa quy trình làm việc

Xác định lãng phí trong một quy trình có lẽ là một nửa công việc để có một quy trình làm việc trôi chảy hơn. Miễn là bạn áp dụng cùng một phương pháp tiếp cận có hệ thống để loại bỏ lãng phí, bạn đang đi đúng hướng để làm cho quy trình kinh doanh của mình hiệu quả hơn.